Konzultanti iz tvrtke AVELANT d.o.o. za poslovno i strateško savjetovanje, čija je vlasnica jedna od vodećih konzultantica za EU projekte u Republici Hrvatskoj, Ariana Vela, donose nekoliko savjeta kako prebroditi period naše prilagodbe na novonastale okolnosti kada govorimo o provedbi projekata.
Preporuke se posebice odnose na ovaj zahtjevan prijelazni period u kojem velik broj korisnika, ali i institucija u SUK-u, prelaze na prilagođene modele rada, bez obzira odnosi li se to na rad od kuće, rad uz periodičku izmjenu zaposlenika ili posebno uređen smjenski rad. Preporuke su nastale na temelju dugogodišnjeg iskustva i uvida u najčešće poteškoće u provedbi projekata.
- Projektni tim neka utvrdi koje će se projektne aktivnosti, uz prilagodbe na elektroničke oblike komunikacije, moći provoditi unatoč epidemiji, a za koje je izgledna potpuna odgoda. Za one aktivnosti koje ćete moći prilagoditi novim okolnostima – prilagodite ih. Ove nas okolnosti ionako uče da puno toga možemo raditi i “na daljinu” i to saznanje treba iskoristiti koliko god je moguće. Na taj način će nam kasnije biti lakše uloviti korak s obvezama i aktivnostima.
- Identificirajte najproblematičnije aktivnosti i prilagodite analizu rizika novonastalim okolnostima. Pokušajte procijeniti uzročno-posljedične veze između aktivnosti i dobiti sveobuhvatnu sliku o eventualnim kašnjenjima pojedinih aktivnosti. Na taj ćete način biti spremniji za izmjene manjeg značaja ili Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava nakon završetka epidemije ili kada će to biti moguće.
- Ako vam obustava pojedinih aktivnosti ostavlja više vremena, možete se usredotočiti na organizaciju i pohranu svih dokumenarnih dokaza provedbe projekata, kako biste dobrom i preglednom organizacijom kasnije uštedjeli vrijeme pri predaji zahtjeva za nadoknadu sredstava i drugih izvješća i dokumenata. Također, nikada kao sada nije važan princip pismene sljedivosti čitave komunikacije u provedbi projekata. Odaberite zapisati barem kratke bilješke o svemu što činite, zapisnike dogovora, telefonskih razgovora ili Skype sastanaka kako biste svoje kolege mogli osposobiti za nastavak provedbe projekta uslijed vaše nesposobnosti za rad u slučaju zaraze ili samo-izolacije.
- Imajte na umu da će posrednička tijela rješavati zadatke redoslijedom hitnosti i važnosti, a ne zaprimanja. Zbog toga pokušajte i sami smanjiti pritisak na njihovo funkcioniranje, sastavite sveobuhvatne upite ako ne znate kako postupiti u provedbi i pošaljite ih svojim voditeljima projekata u posredničkim tijelima, kako biste im dali mogućnost da službeno i precizno odgovore.
- Imajte na umu da ćete nakon kraja epidemije na odredbe Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava moći utjecati samo ako su ove okolnosti više sile zaista imale utjecaja na provedbu projektnih aktivnosti. Osigurajte svoje projekte na vrijeme kako vam zahtjevi za izmjenu ugovora kasnije ne bi bili odbijeni zbog toga što niste proveli aktivnosti na koje epidemija nije imala utjecaj.
Pratite sve vijesti vezane uz provedbu ESI projekata, kao i posebne mjere Vlade RH po ovom pitanju. Na našem ćemo vas portalu, kao i uvijek, pravovremeno informirati o svim novostima.
Odgovornost za provedbu ESI projekata i dalje je na nama, stoga je važno da osiguramo i zaštitimo projekte od poteškoća.